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青岛大学本科教学文档管理规定
2016-06-06 16:25   审核人:

                           青岛大学本科教学文档管理规定

                            第一章 总则

第一条 教学文档管理工作是学校教学管理的重要组成部分,为了严格教学文档的管理,发挥教学文档在教学活动、教学管理、教学研究、教学评估等各项工作中的作用,实现教学文档管理工作标准化和规范化,制定本规定。

第二条 本规定中所称的教学文档,是指学校在教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的,对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录,是反映教学运行、教学管理和教学改革的重要材料。

第三条 教学文档实行分级、分类、归口管理,按照教学文档的重要性、涉及范围及保存期限,分别由学校档案馆、教学管理部门、教学单位负责保存管理。

                        第二章 管理人员和设备

第四条 教学管理部门和教学单位要明确分管教学文档工作的负责人,配备专职或兼职管理人员,负责本单位教学文档的收集、整理、归档和保管工作。

第五条 教学管理部门和教学单位要安排专门场所或设置专用教学文档资料柜,用于教学文档材料的集中保管。教学文档的保管应确保安全可靠、防火、防盗、防霉、防雨。

                        第三章 归档范围

第六条 根据《高等学校教学文件材料归档范围》(〔87〕教办字016号)、《普通高等学校本科教学工作审核评估范围》(教高[2013]10号)、《高等学校教学管理要点》(教育部[1998]33号)等文件精神,结合我校实际情况,将72项教学文件材料纳入管理范围,并按教学文档性质分为管理类、师资类、教学运行类、教学研究类、实践教学类、学籍学位类、质量保障类等7类,具体见附件《青岛大学本科教学文档目录》。

                        第四章 归档要求

第七条 教学文档材料应及时收集整理。归档时原则上应采用原件,规格相对统一,项目填写完整,以利保存。归档的教学文档材料应采用计算机打印,不能打印的要用碳素墨水或蓝黑墨水书写,相配套的照片、图片等资料同步归档。

第八条 整理卷宗应按教学文档类别进行分类,卷内材料须遵循教学文档材料的自然形成规律,保持归档材料之间的内在联系,一般应批复在前,请示在后;正稿在前,底稿在后;按由上而下的单位级别和发文时间排列。

第九条 教学文档一般以学年或学期按保管期限分别立卷,并编制教学文档目录。案卷的题名(标题)要确切,应能简明地反映卷内文档材料的内容,卷内文档材料要逐件登记在目录中,并逐页编号。每卷厚薄适中,一般不超过200页,装订牢固。

第十条 对于在教学和教学管理过程中以电子载体形式产生的教学资料,应以纸质文档和电子文档两种方式同步归档,电子文档应按照目录分卷宗刻录光盘保存,并适时按要求录入学校教学文档管理信息系统。

第十一条 教学文档须由立卷人按规定整理装订,经分管领导审查签字后存档。

第十二条 教学管理部门和教学单位应按照《青岛大学档案管理办法》和《青岛大学教学类档案工作规范》的规定,按时向学校档案馆移交相关教学档案。

                         第五章 保管与利用

第十三条 参照《关于机关档案保管期限的规定》(国档发[1987]27号),教学文档保管期限分永久、长期、短期三种,长期为十六年至五十年,短期为十五年及以下。

第十四条 凡是具有长久利用价值的教学文档定为永久或长期保存文档;凡在短时间内具有利用价值的教学文档定为短期保存文档。

第十五条 除移交学校综合档案馆的教学档案外,凡是在全校性教学管理工作中产生的、需要保存的教学文档由教务处保存管理;教学单位在本科教学活动中形成的、具有保存价值的教学文档由教学单位保存管理。

第十六条 教学管理部门和教学单位的教学文档必须由管理员负责管理,有关人员查阅教学文档,一般就地查阅,确实需要借出的,应由教学文档保存单位的分管领导签字同意,办理借阅手续,同时要求按期归还。移交综合档案馆的教学档案管理及查阅办法按《青岛大学档案管理办法》执行。

第十七条 对不按规定归档或损坏、遗失文档的责任人和分管领导按照有关规定处理。

                             第六章 附 则

第十八条 本办法自发布之日起施行,原《青岛大学关于进一步完善院系教学文档建设和管理的通知》(青大教字〔2005〕49号)同时废止。

第十九条 本办法由教务处负责解释。

附件:青岛大学本科教学文档目录

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青岛大学校长办公室 2015年8月20日印发

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